Termini e Condizioni

Termini e Condizioni LexNew

Condizioni consolidate per LexNew Gestionale Marta AI Sportax AI e servizi collegati

Versione in vigore dal 13 settembre 2026.

Definizioni

Termine

Definizione

Cliente

il soggetto che sottoscrive o attiva i Servizi LexNew

Utente

la persona autorizzata dal Cliente a usare il Gestionale

Gestionale

LexNew Gestionale, Marta AI, Sportax AI e i moduli attivati

Servizi AI

funzioni che usano regole, OCR, modelli di intelligenza artificiale o servizi OpenAI

Contenuti

dati, documenti, email, messaggi e istruzioni caricati o trasmessi

Output AI

classificazioni, estrazioni, proposte, bozze, risposte e punteggi prodotti automaticamente

Fornitori

soggetti terzi necessari ai Servizi, inclusi AWS, OpenAI, Aruba, Fabrick e Stripe secondo i moduli attivati

Accordo

le presenti condizioni, l’offerta, gli allegati, l’accordo articolo 28 GDPR e le condizioni integrative

Ambito e attivazione dei servizi

LexNew fornisce al Cliente i moduli indicati nell’offerta o attivati nel Gestionale. Le funzioni AI e le automazioni possono essere rese disponibili progressivamente e devono essere attivate dall’amministratore dell’ente quando comportano l’invio di Contenuti a fornitori AI. LexNew registra versione dell’informativa, data, utente e ambito dell’attivazione.

Il Cliente può disattivare le funzioni opzionali. La disattivazione non annulla le operazioni già completate e non incide sulle conservazioni imposte dalla legge.

Servizi amministrativi e contabili

Il Gestionale supporta fatturazione elettronica, documenti contabili, prima nota, pagamenti, incassi, movimenti bancari, riconciliazione, liquidazione IVA, audit, chiusure, collaboratori sportivi e altri processi gestionali. I servizi esterni restano disciplinati anche dalle condizioni dei rispettivi fornitori.

Aruba può essere utilizzata per fatturazione elettronica e hosting; Fabrick per i servizi open banking; Stripe Connect per pagamenti, incassi e onboarding; AWS per email, archiviazione e componenti infrastrutturali. Le commissioni e le condizioni economiche applicabili sono indicate nell’offerta o nelle condizioni specifiche.

Servizi di intelligenza artificiale

I Servizi AI comprendono le chat Marta AI e Sportax AI, l’analisi di fatture passive e Documenti Intelligenti, la classificazione ed estrazione di dati, le proposte contabili, la riconciliazione bancaria, i controlli e audit, il supporto alla liquidazione IVA, i report e le comunicazioni automatiche.

Per eseguire la funzione richiesta, LexNew può trasmettere a OpenAI contenuti o estratti pertinenti. LexNew configura il servizio per non utilizzare i dati del Cliente nell’addestramento dei modelli, salvo accordo separato, specifico e documentato. L’eventuale fine tuning con dati del Cliente richiede un accordo distinto che definisca scopo, base giuridica, dati, conservazione e cancellazione.

Documenti Intelligenti via Email

Il Cliente può attivare un indirizzo email dedicato. Il sistema accetta i messaggi provenienti dai mittenti autorizzati, archivia gli allegati, individua duplicati, avvia l’analisi consentita e invia risposte automatiche. Il Cliente deve mantenere aggiornati i mittenti e impedire l’invio di documenti non necessari o trattati senza base giuridica.

Una risposta automatica di Marta non costituisce conferma della correttezza fiscale o contabile del documento. Il Cliente deve controllare l’esito nel Gestionale.

Controllo umano e operazioni rilevanti

Gli Output AI sono proposte di supporto e possono contenere errori. Il Cliente deve verificare documenti, importi, conti, partitari, scadenze, aliquote, codici tributo, periodi, soggetti e quadrature prima dell’uso.

Salvo accordo specifico e presupposto normativo, il sistema non esegue sulla sola base di un Output AI pagamenti, invii di dichiarazioni o comunicazioni fiscali, cancellazioni definitive, decisioni su persone o altre operazioni con effetti giuridici o economici significativi. Le contabilizzazioni automatiche eventualmente abilitate devono rispettare soglie documentate, produrre log, restare identificabili come eseguite da Marta e confluire tra le attività da controllare quando previsto.

Obblighi del Cliente

fornire dati corretti, aggiornati e pertinenti e verificare gli Output AI;

disporre delle basi giuridiche e delle informative necessarie per i dati di terzi;

non caricare dati particolari o giudiziari se non necessari e leciti;

designare gli utenti e i mittenti email autorizzati e revocarli senza ritardo;

proteggere credenziali e dispositivi e comunicare incidenti o accessi sospetti;

non usare gli Output AI come parere professionale definitivo né per eludere obblighi fiscali, contabili, lavoristici o sportivi;

eseguire una valutazione d’impatto quando il proprio uso, la scala o i dati trattati lo richiedono.

Deleghe e responsabilità degli utenti

Il Cliente può attribuire a utenti identificati deleghe ordinarie o speciali per operare nel Gestionale. La delega deve avere un ambito determinato, essere mantenuta aggiornata e poter essere revocata senza ritardo. Il Cliente resta responsabile della scelta dei delegati, dell’ampiezza dei permessi concessi e del controllo periodico degli accessi.

Il delegato opera per conto del Cliente, nel rispetto dell’ambito della delega, delle istruzioni ricevute, degli obblighi di riservatezza e delle misure di sicurezza applicabili. Il delegato è responsabile delle operazioni eseguite mediante il proprio account e non deve condividere le credenziali. LexNew registra, ove previsto, l’identità dell’utente che ha materialmente compiuto l’operazione e l’ente per conto del quale ha agito.

La delega, anche quando qualificata come speciale, non attribuisce automaticamente il potere di sottoscrivere, modificare o accettare contratti, informative, nomine ai sensi dell’articolo 28 GDPR o altre condizioni legali per conto del Cliente, salvo separata autorizzazione idonea e documentata. Ciascun utente accetta i documenti legali riferiti al proprio account; tale accettazione non è imputata all’ente per il quale l’utente opera in delega.

Obblighi di LexNew

adottare misure tecniche e organizzative adeguate e separare logicamente i dati degli enti;

gestire OpenAI e gli altri fornitori secondo accordi conformi all’articolo 28 GDPR quando applicabile;

fornire informazioni comprensibili sulle funzioni, sui limiti e sul coinvolgimento dell’AI;

registrare le attività automatiche rilevanti e consentire la revisione degli esiti;

gestire incidenti, indisponibilità, errori e richieste degli interessati secondo i ruoli privacy;

non utilizzare Contenuti del Cliente per addestrare modelli propri o di terzi senza accordo separato.

Disponibilità e modifiche

I modelli e i fornitori possono cambiare. LexNew può sospendere una funzione AI per sicurezza, indisponibilità del fornitore, cambi normativi o rischio di risultati errati. Le modifiche sostanziali relative a finalità, categorie di dati, fornitori o automazioni sono comunicate prima dell’efficacia e possono richiedere una nuova attivazione.

Riservatezza proprietà e uso degli output

I Contenuti restano nella disponibilità del Cliente. I diritti sugli Output AI sono disciplinati dalla legge e dalle condizioni del fornitore. Il Cliente può usare gli Output AI nell’ambito dei Servizi, assumendosi la responsabilità della verifica e dei diritti su dati e materiali di terzi. Non è garantita l’unicità degli output.

Protezione dei dati

LexNew tratta i dati propri come titolare e i dati gestiti per conto del Cliente come responsabile, secondo la Privacy Policy e l’accordo articolo 28 allegato. Il Cliente autorizza i sub-responsabili indicati nell’elenco aggiornato, fatto salvo il diritto di opposizione motivata previsto nell’accordo.

Durata cessazione e restituzione

Alla cessazione, il Cliente può esportare i dati per il periodo previsto dal contratto. Decorso tale periodo, LexNew cancella o restituisce i dati secondo le istruzioni, salvo obblighi di conservazione. I contenuti temporanei usati per email e AI seguono termini più brevi indicati nella Privacy Policy e nella documentazione tecnica.

Responsabilità

Restano fermi i limiti inderogabili di legge. LexNew risponde dell’erogazione dei Servizi secondo l’Accordo, ma non garantisce che gli Output AI siano sempre esatti o completi. Le clausole di limitazione non escludono responsabilità che la legge non consente di limitare, inclusi dolo, colpa grave e obblighi inderogabili in materia di protezione dei dati.

Legge applicabile comunicazioni e approvazione

L’Accordo è regolato dalla legge italiana. Le comunicazioni contrattuali sono inviate ai recapiti registrati. Le clausole che richiedono specifica approvazione ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del codice civile devono essere presentate separatamente e approvate con modalità idonea. Il foro competente deve essere verificato dal consulente legale anche in relazione alla qualifica del Cliente.

Attivazione e disattivazione delle automazioni AI

L’attivazione di ciascun modulo automatico costituisce un’istruzione del Cliente a LexNew per il trattamento dei dati necessari a quella funzione. L’utente che attiva il modulo dichiara di essere autorizzato dall’ente. La disattivazione impedisce le nuove elaborazioni automatiche del modulo, senza cancellare registrazioni e documenti già prodotti che devono essere conservati per contratto o legge.

LexNew può sospendere una lavorazione automatica quando manca la conferma della versione corrente dell’informativa AI, quando il documento rientra tra le categorie escluse oppure quando i controlli di sicurezza e affidabilità richiedono una verifica umana.

L’AI fornisce proposte e non sostituisce la verifica professionale o amministrativa richiesta.

Il Cliente deve evitare dati eccedenti e documenti sanitari nel flusso AI ordinario.

Pagamenti, invii fiscali, cancellazioni definitive e decisioni sulle persone richiedono controllo umano.