Aprire una chat, fare una domanda e ricevere una risposta è diventato semplice. Capire come utilizzare quella risposta nel lavoro dello studio richiede qualche passaggio in più.

Molti commercialisti hanno già sperimentato l’intelligenza artificiale: un’email da riscrivere, un documento da riassumere, una questione da approfondire. Sono applicazioni utili, che permettono di prendere confidenza con lo strumento.

Dopo le prime prove, però, emerge una domanda: come trasformare questi utilizzi occasionali in un aiuto stabile alle attività dello studio?

La risposta passa dall’organizzazione del lavoro. Occorre scegliere un’attività precisa, preparare i materiali, definire il risultato atteso e stabilire come verificarlo.

Partire da un’attività che conosci bene

Un buon punto di partenza è un compito ricorrente di cui conosci già i passaggi e le difficoltà.

Può essere la lettura preliminare di una comunicazione ricevuta da un cliente, il confronto tra due documenti oppure la preparazione di un elenco di informazioni mancanti.

Conoscere l’attività permette di valutare il contributo dell’AI. Sai quali elementi dovrebbe individuare, dove potrebbe sbagliare e quali verifiche restano necessarie.

All’inizio conviene circoscrivere il lavoro. Affidare una richiesta troppo ampia rende più difficile capire se il risultato è completo e quanto tempo servirà per correggerlo.

Decidere prima che cosa vuoi ottenere

“Analizza questo documento” lascia aperte molte possibilità.

Vuoi un riepilogo? Una tabella di dati? Un elenco di incongruenze? Una bozza di comunicazione da inviare al cliente?

Sono risultati diversi, che richiedono istruzioni diverse.

Prima di formulare la richiesta, conviene quindi definire l’utilizzo successivo del risultato. Se devi verificare alcuni dati, una tabella con il riferimento al punto del documento può essere più utile di un lungo testo discorsivo.

Questa scelta riduce il lavoro di riorganizzazione e rende più agevole il controllo.

Un esempio: una comunicazione di irregolarità

Immaginiamo di voler utilizzare l’AI per una prima lettura di una comunicazione di irregolarità.

Possiamo chiedere di estrarre l’anno di riferimento, gli importi indicati, la ripartizione tra imposta, sanzioni e interessi e gli altri elementi presenti nel documento.

Nelle istruzioni precisiamo che ogni informazione deve essere accompagnata dal riferimento al punto in cui compare. I dati assenti o poco leggibili devono essere segnalati, senza completarli per supposizione.

Otteniamo così una base da confrontare con l’originale.

La verifica del dovuto richiede poi il lavoro professionale: confronto con dichiarazioni, versamenti e documentazione disponibile, oltre all’esame della disciplina applicabile. La prima estrazione aiuta a organizzare il controllo, ma non lo esaurisce.

Rendere visibili dubbi e informazioni mancanti

Una risposta ordinata e scorrevole può sembrare convincente anche quando contiene un errore.

Per questo è utile chiedere all’AI di distinguere tra informazioni presenti nei materiali, elementi mancanti e punti che richiedono approfondimento.

Se un dato non compare, vogliamo saperlo. Se due documenti riportano importi diversi, vogliamo che la differenza sia evidenziata. Se una scansione non è leggibile, vogliamo evitare che il contenuto venga ricostruito come se fosse certo.

Anche il professionista deve mantenere questa distinzione nella lettura del risultato, verificando i passaggi rilevanti prima di utilizzarli.

Dalla chat alle piattaforme di contabilità

Un altro livello di utilizzo riguarda l’integrazione dell’AI nelle piattaforme con cui lo studio lavora.

Il punto di partenza è individuare dove può intervenire nel processo: acquisizione dei documenti, proposta di classificazione, confronto tra dati, segnalazione delle anomalie o preparazione delle attività da verificare.

Per esempio, in un processo di riconciliazione bancaria, il sistema può proporre un collegamento tra un movimento e un documento. Lo studio deve poter esaminare gli elementi che sostengono la proposta e gestire i casi dubbi.

L’utilità dipende anche da come vengono presentati questi risultati: una proposta verificabile, inserita nel passaggio giusto, è più facile da valutare e utilizzare.

Le possibilità concrete dipendono dalle funzioni e dalle integrazioni disponibili nella piattaforma adottata.

Privacy e riservatezza fanno parte del metodo

Prima di utilizzare documenti dei clienti occorre valutare quali dati contengono, quali informazioni siano necessarie e se lo strumento scelto sia appropriato al loro trattamento.

Accessi, configurazioni e modalità di gestione dei dati devono entrare nella progettazione del processo.

Anche nelle esercitazioni, lavorare con documenti dimostrativi o adeguatamente anonimizzati permette di concentrarsi sul metodo senza utilizzare informazioni riservate non necessarie.

Conservare e migliorare la procedura

Quando una prova funziona, vale la pena conservare più del solo prompt.

È utile annotare quali documenti servono, quali istruzioni utilizzare, quale formato richiedere e quali controlli eseguire. Gli errori emersi durante le prove diventano indicazioni per migliorare la procedura.

Questa base può aiutare anche i collaboratori a svolgere il lavoro in modo più uniforme, mantenendo chiari i passaggi che richiedono una valutazione professionale.